① 房地產辦公室檔案如何管理
文件管理制度
1 總則
1.1 為使文件管理工作制度化、規范化、科學化，提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用,根據公文的有關規定，結合我公司實際，特製定本制度。
1.2 文件管理內容：上級黨政機關、上級行業主管部門來文；同級單位來文；本單位上報下發的各種文件、資料。
1.3 本單位的各類文件（黨委和行政）統一由辦公室歸口管理。
2 收文的管理
2.1 公文的簽收
2.1.1 簽收文件時，要檢查收文單位或收件人姓名無誤後再進行簽收。
2.1.2 簽收文件時，要對文件的份數、標題等內容逐份清查核對，如發現其中一項不對口，應及時報告主管領導。
2.1.3 簽收文件應簽寫姓名並註明時間。
2.2 文件的登記編號：對收到的文件，要分類逐件在收文登記薄上詳細登記。登記項目一般包括：收到日期、順序編號、來文單位、發文字型大小、文件標題。參加各種會議帶回的文件、材料，在傳達、匯報結束後應交辦公室保管，個人不得存放。
2.3 文件的閱批與分轉
2.3.1 凡正式文件應附上「文件處理傳閱單」，由辦公室主任根據文件內容和性質閱簽後，由文書分送領導和承辦部門閱辦，重要文件或急件應立刻呈送領導（或分管領導）閱批後分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完。
2.3.2 為加速文件運轉，文書就在當天或第二天將文件送到領導和承辦部門，如關繫到兩個以上部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天（特殊情況例外）。
2.4 文件的傳閱：
2.4.1 傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和詳細規定，不得將有密級的文件帶回家裡閱讀或隨身攜帶到公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。
2.4.2 閱讀文件應抓緊時間，當天閱完後應在下班前將文件交給文書，閱批文件一般不得超過兩天，閱後應簽名以示負責，如有領導「批示」、「擬辦意見」，辦公室應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。
2.4.3 文件閱完後，應交給文書，切忌橫傳。
3 發文的管理
3.1 辦公室負責文件的上報下發，各基層單位和部門一律不得自行向上、向下發送正式文件。
3.2 發文的范圍：凡是以公司黨政名義上報、下發的各種文件均屬發文范圍。
3.3 發文的程序：
3.3.1 各職能部門需要發文，應事先向辦公室提出申請。
3.3.2 辦公室同意發文後，由職能部門草擬文稿。文搞擬就後，擬稿人應填附發文稿紙首頁，詳細寫明文件標題、發送范圍、印刷份數、擬稿單位與擬稿人。
3.3.3 部門負責人核稿並簽字。
3.3.4 辦公室文書對文稿內容、格式進行把關，確定分發或報送份數，辦公室主任進行審核。
3.3.5 文書將文稿送公司領導簽發。
3.3.6 經領導批准簽發後的文稿交由文書統一編號送打字室列印。
3.3.7 文件列印清樣，應由核稿人校對，校對人員應在發文稿上簽名。
3.3.8 文件打完後，由文書向領導請示是否需要在公司網站公布，如果需要，則上傳文件。
4 文件的借閱和清退
4.1 文件的借閱
4.1.1 需要留用的文件，需要向辦公室辦理借閱手續，明確責任人借閱時間和歸還時間。
4.1.2 借閱人必須做好保密工作，不得翻印和復印，不能轉借他人，絕密文件在指定地點閱讀。
4.2 文件的清退
4.2.1 文書應定期對事情已經辦妥的本單位文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作。如發現文件丟失，必須及時查明原因和責任者，並如實向領導報告。
4.2.2 清退時要加蓋清退戳記，保存好《文件清退單》。
5 文件的立卷歸檔
5.1 文件歸檔工作依照《檔案法》及時整理（立卷）、歸檔。
5.2 聯合辦理的文件，原件由主辦機關整理（立卷）、歸檔，其他機關保存復製件和其他形式的文件副本。
5.3 存檔時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
5.4 要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則，重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。
6 文件的銷毀
對已不具備歸檔和存查價值的文件應填寫《檔案銷毀清單》，經辦公室主任審核批准後，可以銷毀。銷毀秘密文件應到指定場所，由兩人以上監銷，保證不丟失、不漏銷。下發至各基層單位、部室的無密級文件由其自行銷毀，並向辦公室上報銷毀清單。
對於違反文件管理制度並造成影響和損失的人員，視情節輕重，給予行政處罰和經濟處罰，由辦公室拿出具體處理意見，經領導批示後進行處罰。
7 解釋權歸辦公室。
② 房地產客戶檔案如何建立和管理
1、收集客戶檔案資料建立客戶檔案就要專門收集客戶與公司聯系的所有信息資料，以及客戶本身的內外部環境信息資料。它主要求以下幾個方面：
（1）有關客戶最基本的原始資料，包括客戶的名稱、地址、電話以及他們的個人性格、興趣、愛好、家庭、學歷、年齡、能力、經歷背景等，這些資料是客戶管理和起點和基礎，需要通過銷售人員對客戶的訪問來收集、整理歸檔形成的。
（2）關於客戶特徵方面的資料，主要包括所處地區的文化、習俗、發展潛力等。其中對外向型客戶，還要特別關注和收集客戶市場區域的政府政策動態及信息。
（3）關於客戶周邊競爭對手的資料，如其對他競爭者的關注程度等。對競爭者的關系都要有各方面的比較。以於客戶產品的市場流向，要准確到每一個「訂單」。
（4）關於交易現狀的資料，主要包括客戶的銷售活動現狀、存在的問題、未來的發展潛力、財務狀況、信用狀況等。
2、客戶檔案的分類整理客戶信息是不斷變化的，客戶檔案資料就會不斷的補充、增加，所以客戶檔案的整理必須具有管理的動態性。根據營銷的運作程序，可以把客戶檔案資料進行分類、編號定位並活頁裝卷。第一部分，客戶基礎資料，象客戶背景資料，包括銷售人員對客戶的走訪、調查的情況報告。第二部分，客戶購買產品的信譽，財務記錄及付款方式等情況。第三部分，與客戶的交易狀況，如客戶產品進出貨的情況登記表，實際進貨、出貨情況報告，每次購買產品的登記表，具體產品的型號、顏色、款式等等。第四部分，客戶退賠、折價情況。如，客戶歷次退賠折價情況登記表，退賠折價原因、責任鑒定表等。以上每一大類都必須填寫完整的目錄並編號，以備查詢和資料定位；客戶檔案每年分年度清理、按類裝訂成固定卷保存。
3、建檔工作有三點值得注意：第一、檔案信息必須全面詳細。客戶檔案所反應的客戶信息，是我們對該客戶確定一對一的具體銷售政策的重要依據。因此，檔案的建立，除了客戶名稱、地址、聯系人、電話這些最基本的信息之外，還應包括它的經營特色、行業地位和影響力、分銷能力、資金實力、商業信譽、與本公司的合作意向等這些更為深層次的因素。第二、檔案內容必須真實。這就要求業務人員的調查工作必須深入實際，那些為了應付檢查而閉門造車胡編亂造客戶檔案的做法是最要不得的。第三、對已建立的檔案要進行動態管理。
③ 房產公司文件檔案應該怎樣歸類
我也在房產公司，剛剛寫完一個檔案方案，比較粗略，希望對你有用。
檔案按大類分文件、材料、合同。因合同管理的特殊性，我在設置中把它單列出來，實行合同和文件材料雙軌制管理。具體操作如下：
一、合同管理。
主要有兩個合同總台帳：一是每月報公司法律事務處的合同管理台賬；另一個是海南公司內部合同管理台賬。前者分三個表格：合同匯總表、已執行合同、正在執行合同，只登記走公司會簽流程的合同。後者分合同匯總登記表、發放登記表、移交登記表、借閱登記表，對公司所有合同進行登記、編號、歸檔。
對各部門的要求：每月24日之前，報送本部門當月合同履行情況登記表，並做好部門合同台帳的管理工作（登記管理表已通過OA發放給各部門），部門新簽合同應做到及時登記，並將原件或復印件移交綜合部編號歸檔。
合同歸檔：公司總部法律事務處將合同歸檔盒分九大類，分別是：設計、勘察、監理、施工、拆遷、廣告、采購（安裝）、技術服務（招標代理、造價咨詢、測繪合同等）、其他。我將部分類別合並，新增一些類別，使其更適合海南項目實際，具體分為：合作類合同、建設工程類合同（分設計、勘察、監理、施工等）、財務類合同、營銷類合同、其他合同共五大類。
二、文件材料管理。
文件材料：專指項目相關的具有保存價值的各種形式的記錄，例如：會議紀要、照片和視頻資料等。
歸檔范圍：公司經營管理和項目運作中形成的文件材料。具體如下：
1、黨群工作中形成的文件材料；
2、行政管理中形成的文件材料；
3、項目管理工作中形成的文件材料。
（會計工作中形成的憑證、賬簿、財務報告及報表等材料由財務部自行歸檔。）
材料來源：總部材料，實業公司內部材料，公司外部單位提交的文件材料等。
歸檔方法：按年份分類別編號歸檔。