① 房地产办公室档案如何管理
文件管理制度
1 总则
1.1 为使文件管理工作制度化、规范化、科学化，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用,根据公文的有关规定，结合我公司实际，特制定本制度。
1.2 文件管理内容：上级党政机关、上级行业主管部门来文；同级单位来文；本单位上报下发的各种文件、资料。
1.3 本单位的各类文件（党委和行政）统一由办公室归口管理。
2 收文的管理
2.1 公文的签收
2.1.1 签收文件时，要检查收文单位或收件人姓名无误后再进行签收。
2.1.2 签收文件时，要对文件的份数、标题等内容逐份清查核对，如发现其中一项不对口，应及时报告主管领导。
2.1.3 签收文件应签写姓名并注明时间。
2.2 文件的登记编号：对收到的文件，要分类逐件在收文登记薄上详细登记。登记项目一般包括：收到日期、顺序编号、来文单位、发文字号、文件标题。参加各种会议带回的文件、材料，在传达、汇报结束后应交办公室保管，个人不得存放。
2.3 文件的阅批与分转
2.3.1 凡正式文件应附上“文件处理传阅单”，由办公室主任根据文件内容和性质阅签后，由文书分送领导和承办部门阅办，重要文件或急件应立刻呈送领导（或分管领导）阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完。
2.3.2 为加速文件运转，文书就在当天或第二天将文件送到领导和承办部门，如关系到两个以上部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天（特殊情况例外）。
2.4 文件的传阅：
2.4.1 传阅文件应严格遵守传阅范围和详细规定，不得将有密级的文件带回家里阅读或随身携带到公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。
2.4.2 阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交给文书，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责，如有领导“批示”、“拟办意见”，办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。
2.4.3 文件阅完后，应交给文书，切忌横传。
3 发文的管理
3.1 办公室负责文件的上报下发，各基层单位和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。
3.2 发文的范围：凡是以公司党政名义上报、下发的各种文件均属发文范围。
3.3 发文的程序：
3.3.1 各职能部门需要发文，应事先向办公室提出申请。
3.3.2 办公室同意发文后，由职能部门草拟文稿。文搞拟就后，拟稿人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人。
3.3.3 部门负责人核稿并签字。
3.3.4 办公室文书对文稿内容、格式进行把关，确定分发或报送份数，办公室主任进行审核。
3.3.5 文书将文稿送公司领导签发。
3.3.6 经领导批准签发后的文稿交由文书统一编号送打字室打印。
3.3.7 文件打印清样，应由核稿人校对，校对人员应在发文稿上签名。
3.3.8 文件打完后，由文书向领导请示是否需要在公司网站公布，如果需要，则上传文件。
4 文件的借阅和清退
4.1 文件的借阅
4.1.1 需要留用的文件，需要向办公室办理借阅手续，明确责任人借阅时间和归还时间。
4.1.2 借阅人必须做好保密工作，不得翻印和复印，不能转借他人，绝密文件在指定地点阅读。
4.2 文件的清退
4.2.1 文书应定期对事情已经办妥的本单位文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。
4.2.2 清退时要加盖清退戳记，保存好《文件清退单》。
5 文件的立卷归档
5.1 文件归档工作依照《档案法》及时整理（立卷）、归档。
5.2 联合办理的文件，原件由主办机关整理（立卷）、归档，其他机关保存复制件和其他形式的文件副本。
5.3 存档时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。
5.4 要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则，重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。
6 文件的销毁
对已不具备归档和存查价值的文件应填写《档案销毁清单》，经办公室主任审核批准后，可以销毁。销毁秘密文件应到指定场所，由两人以上监销，保证不丢失、不漏销。下发至各基层单位、部室的无密级文件由其自行销毁，并向办公室上报销毁清单。
对于违反文件管理制度并造成影响和损失的人员，视情节轻重，给予行政处罚和经济处罚，由办公室拿出具体处理意见，经领导批示后进行处罚。
7 解释权归办公室。
② 房地产客户档案如何建立和管理
1、收集客户档案资料建立客户档案就要专门收集客户与公司联系的所有信息资料，以及客户本身的内外部环境信息资料。它主要求以下几个方面：
（1）有关客户最基本的原始资料，包括客户的名称、地址、电话以及他们的个人性格、兴趣、爱好、家庭、学历、年龄、能力、经历背景等，这些资料是客户管理和起点和基础，需要通过销售人员对客户的访问来收集、整理归档形成的。
（2）关于客户特征方面的资料，主要包括所处地区的文化、习俗、发展潜力等。其中对外向型客户，还要特别关注和收集客户市场区域的政府政策动态及信息。
（3）关于客户周边竞争对手的资料，如其对他竞争者的关注程度等。对竞争者的关系都要有各方面的比较。以于客户产品的市场流向，要准确到每一个“订单”。
（4）关于交易现状的资料，主要包括客户的销售活动现状、存在的问题、未来的发展潜力、财务状况、信用状况等。
2、客户档案的分类整理客户信息是不断变化的，客户档案资料就会不断的补充、增加，所以客户档案的整理必须具有管理的动态性。根据营销的运作程序，可以把客户档案资料进行分类、编号定位并活页装卷。第一部分，客户基础资料，象客户背景资料，包括销售人员对客户的走访、调查的情况报告。第二部分，客户购买产品的信誉，财务记录及付款方式等情况。第三部分，与客户的交易状况，如客户产品进出货的情况登记表，实际进货、出货情况报告，每次购买产品的登记表，具体产品的型号、颜色、款式等等。第四部分，客户退赔、折价情况。如，客户历次退赔折价情况登记表，退赔折价原因、责任鉴定表等。以上每一大类都必须填写完整的目录并编号，以备查询和资料定位；客户档案每年分年度清理、按类装订成固定卷保存。
3、建档工作有三点值得注意：第一、档案信息必须全面详细。客户档案所反应的客户信息，是我们对该客户确定一对一的具体销售政策的重要依据。因此，档案的建立，除了客户名称、地址、联系人、电话这些最基本的信息之外，还应包括它的经营特色、行业地位和影响力、分销能力、资金实力、商业信誉、与本公司的合作意向等这些更为深层次的因素。第二、档案内容必须真实。这就要求业务人员的调查工作必须深入实际，那些为了应付检查而闭门造车胡编乱造客户档案的做法是最要不得的。第三、对已建立的档案要进行动态管理。
③ 房产公司文件档案应该怎样归类
我也在房产公司，刚刚写完一个档案方案，比较粗略，希望对你有用。
档案按大类分文件、材料、合同。因合同管理的特殊性，我在设置中把它单列出来，实行合同和文件材料双轨制管理。具体操作如下：
一、合同管理。
主要有两个合同总台帐：一是每月报公司法律事务处的合同管理台账；另一个是海南公司内部合同管理台账。前者分三个表格：合同汇总表、已执行合同、正在执行合同，只登记走公司会签流程的合同。后者分合同汇总登记表、发放登记表、移交登记表、借阅登记表，对公司所有合同进行登记、编号、归档。
对各部门的要求：每月24日之前，报送本部门当月合同履行情况登记表，并做好部门合同台帐的管理工作（登记管理表已通过OA发放给各部门），部门新签合同应做到及时登记，并将原件或复印件移交综合部编号归档。
合同归档：公司总部法律事务处将合同归档盒分九大类，分别是：设计、勘察、监理、施工、拆迁、广告、采购（安装）、技术服务（招标代理、造价咨询、测绘合同等）、其他。我将部分类别合并，新增一些类别，使其更适合海南项目实际，具体分为：合作类合同、建设工程类合同（分设计、勘察、监理、施工等）、财务类合同、营销类合同、其他合同共五大类。
二、文件材料管理。
文件材料：专指项目相关的具有保存价值的各种形式的记录，例如：会议纪要、照片和视频资料等。
归档范围：公司经营管理和项目运作中形成的文件材料。具体如下：
1、党群工作中形成的文件材料；
2、行政管理中形成的文件材料；
3、项目管理工作中形成的文件材料。
（会计工作中形成的凭证、账簿、财务报告及报表等材料由财务部自行归档。）
材料来源：总部材料，实业公司内部材料，公司外部单位提交的文件材料等。
归档方法：按年份分类别编号归档。